Membuat Laporan Perpustakaan Sekolah
Assalamu'alaikum
Perlu kita sadari sebaik apapun pengelolaan Perpustakaan, tanpa adanya penyusunan laporan yang baik tentu akan mengakibatkan penilaian buruk terhadap kinerja petugas perpustakaan itu sendiri. Oleh karenanya perlu adanya pengetahuan yang baik akan kebutuhan laporan yang diinginkan oleh lembaga induk Perpustakaan itu sendiri.
Pada perpustakaan sekolah, hal pokok yang harus kita ketahui adalah tugas pokok perpustakaan itu sendiri sebagai penunjang kurikulum yang berlaku dan tingkat keterpakaian perpustakaan sebagai sumber informasi warga sekolah dalam memenuhi kebutuhannya dalam rangka belajar mandiri melalui ketersediaan buku - buku maupun media informasi lain baik cetak maupun elektronik.
Sebuah laporan adalah hasil keterlaksanaan sebuah rencana, oleh karen itu perlu juga memahami bagaimana penyusunan program kerja perpustakaan yang baik dan benar.
Hal standar yang biasa dilaporkan perpustakaan sekolah biasanya meliputi sebagai berikut :
- Statistik Koleksi
- Statistik Anggota
- Statistik Kunjungan Anggota
- Statistik Peminjaman Koleksi
- Laporan Penunjang
Baiklah, untuk Perpustakaan konvensional dari jenis laporan sebagaimana tersebut diatas mungkin akan sulit dan memerlukan banyak waktu untuk membuatnya. Akan tetapi berbeda dengan Perpustakaan yang sudah menerapkan otomasi atau pengelolaan terprogram dengan perangkat komputer. Dalam hal ini saya akan membahas kemudahan pembuatan laporan menggunakan salah satu aplikasi kelola data perpustakaan SLiMS, karena kebetulan memang perpustakaan kami menggunakan software tersebut.
Pada tahap awal persiapan laporan ini pastinya kita sudah diwajibkan memasukkan baik data koleksi bibliografi dan data anggota lengkap dengan cantuman yang sesuai dengan kebutuhan laporan kita masing - masing. Selanjutnya paling tidak aplikasi tersebut sudah kita gunakan sebagai managemen sistem dalam peminjaman dan pencatat kunjungan semua anggota perpustakaan kita.
Selanjutnya mari kita belajar bersama membuat laporan dengan menggunakan program ini.
Statistik Koleksi
Statistik koleksi merupakan rekap jumlah koleksi yang ada di perpustakaan kita yang meliputi:
- Jumlah judul koleksi
- Jumlah eksemplar tiap - tiap judul
- Jenis koleksi menurut materialnya ( cetak maupun non cetak )
- Tipe koleksi ( Paket, Referensi, Fiksi / Non Fiksi, Karya Tulis, Terbitan Berkala)
Statistik Anggota
Apa saja cantuman yang perlu kita laporkan ? Sebaiknya kita laporkan secara lengkap sesuai biodata anggota perpustakaan. Pada perpustakaan sekolah setidaknya dibuatkan tipe anggota berupa : Siswa, Guru dan Staff. Masing - masing tipe lengkap dengan ketentuan yang diberlakukan.
Lengkapi dengan jumlah anggota sesuai tipe tersebut dan jumlah keseluruhan anggota pada perpustakaan.
Bila diperlukan untuk kepentingan riset perpustakaan dapat juga ditambahkan dengan anggota dengan tingkat minat tertinggi baik berdasarkan tipe maupun secara umum. Misalnya anggota dengan tingkat kunjungan tertinggi ke perpustakaan, anggota dengan total peminjaman terbanyak, dan lain - lain.
Statistik Kunjungan Anggota
Statistik kunjungan anggota diperlukan untuk mengetahui tingkat efektifitas program perpustakaan terhadap minat anggota perpustakaan. Tidak menutup kemungkinan bahwa kurangnya minat pemustaka merupakan dampak dari penerapan kebijakan perpustakaan yang dimuat dalam program perpustakaan itu sendiri.
Dengan demikian statistik ini dapat kita gunakan sebagai bahan menentukan kebijakan kedepannya dengan menuangkan dalam program kita pada tahun - tahun berikutnya.
Statistik Peminjaman Koleksi
Dengan adanya statistik peminjaman koleksi dapat kita ketahui tingkat keterpakaian koleksi tersebut. Ini akan bermanfaat bagi kita untuk menentukan penambahan koleksi selanjutnya dan masukkan untuk kebijakan penyiangan secara efektif. Bila diperlukan disediakan form pengajuan usulan buku, ini akan sangat membantu kita dalam pengajuan penambahan koleksi.
Laporan Penunjang
Laporan penunjang ini dapat berupa :
- Proposal kegiatan program
- Laporan kegiatan pelaksanaan program
- Kumpulan foto kegiatan pelaksanaan program
Demikian kurang lebih hal - hal yang perlu dibuatkan laporan untuk perpustakaan sekolah. Pun demikian masih ada beberapa yang mungkin belum masuk dalam laporan dapat ditambahkan sesuai kebutuhan dan permintaan pemegang kebijakan.
Untuk contoh laporan tersebut dapat diunduh pada link berikut :
Sedangkan untuk grafik dari masing - masing laporan kami biasa cetak langsung dari aplikasi otomasi yang kami gunakan.
Wassalam